En esta nota resumimos brevemente estas dos nuevas obligaciones formales en materia de facturación, que están claramente vinculadas, aunque son obligaciones distintas, con distintos plazos y destinatarios.
El sistema informático de facturación (SIF) será obligatorio para todos los empresarios y profesionales, evitando que utilicen softwares que propicien la defraudación (softwares de doble uso, que ocultan o modifican facturas o importes de estas).
- No será aplicable a los usuarios del suministro inmediato de información (SII): en general, las empresas que facturan más de 6 M de euros.
- Fomenta la utilización de un sistema automático de envío de las facturas a la AEAT (llamado Verifactu), con ciertos parecidos al SII.
- Entrada en vigor: 1 de julio de 2025.
La utilización de la factura electrónica será obligatoria para todos los empresarios, grandes o pequeños, a diferencia del SIF, en los formatos que establezca el reglamento en desarrollo (no aprobada), debiendo emitir y recibir las facturas en este formato, así como enviarlas a la AEAT.
- Solo aplicable a las operaciones en las que el destinatario sea un empresario (a diferencia del SIF, que aplica sea quien sea el destinatario), es decir, no será aplicable a ventas a consumidores finales.
- Se debe remitir la factura mediante plataformas electrónicas, que la envían a la empresa destinataria y a la AEAT.
- Entrada en vigor: Un año desde la aprobación del Reglamento para empresas con facturación superior a 8 M de euros, y dos años para el resto.
LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN (SIF)
El RD 1007/2023, de 5 de diciembre establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos.
Se debe concretar técnicamente con la aprobación de una Orden Ministerial, aunque su contenido es ya conocido por la mayoría de las empresas de software.
Los productores y comercializadores de SIF deberán ofrecer sus productos adaptados al Reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la publicación de la OM (Orden Ministerial 29-10-2024), es decir, el 29 de julio de 2025.
Ámbito de aplicación:
En general, es aplicable a los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades y a los empresarios individuales.
- No se aplica a los usuarios del SII, pues estos empresarios ya informan a la AEAT de los datos básicos de sus facturas en un plazo muy breve. No obstante, dado que el SIF proporcionará una información más detallada de las facturas, es previsible que se modifique el SII, para ampliar el contenido de la información.
- Tampoco se aplica a empresarios exceptuados de emitir facturas: agricultores en régimen especial y minoristas personas físicas en régimen de recargo y régimen simplificado de IVA.
Quedan incluidos el resto de los empresarios y profesionales, independientemente de su cifra de negocio.
Contenido de la reforma:
Obliga al uso de sistemas informáticos de facturación certificados[1], que garanticen la integridad, conservación, legibilidad, inalterabilidad de los registros y facturas.
La sanción por incumplir esta obligación es de 50.000 euros por cada ejercicio sin usar programas certificados.
- No es aplicable a otros sistemas, como los contables y de gestión.
- Deben permitir el envío de información a la AEAT, o su descarga inmediata.
- Exige que en las facturas o tiques emitidos figure un código QR con la información básica de la factura.
- Exige que en la factura figure la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o en VERI FACTU”. Este es un sistema opcional.
[1] La certificación la expide el productor o comercializador de la aplicación informática utilizada como SIF por el empresario, mediante una declaración responsable obligatoria.
¿Qué es el sistema VERI FACTU?
Aunque es una opción, la AEAT hará todo lo posible para que lo aplique la mayoría de los contribuyentes. Con este sistema las facturas o tiques, conforme se expiden, se remiten a una plataforma de la AEAT, que las registra y conserva.
Con la adopción de este sistema (insistimos, opcional):
- La conservación de facturas y tiques la realiza la AEAT.
- Se suavizan los requerimientos técnicos del SIF de esos contribuyentes.
- Se permite que cualquier cliente pueda contrastar, usando el QR, la factura recibida con la información en la AEAT.
Así, el cliente de un establecimiento adherido a este sistema puede comprobar con el QR si efectivamente ha remitido la factura a Hacienda y, en caso contrario, puede denunciarlo.
Si el contribuyente no opta por este sistema, deberá conservar él mismo sus facturas, asumiendo la obligación de su descarga inmediata, a requerimiento de la AEAT.
Con este sistema la AEAT persigue corregir prácticas defraudatorias mediante softwares de doble uso, y, al tiempo, disponer de todas las ventas de los empresarios españoles, completando los datos que ya obtiene de los grandes contribuyentes a través del SII.
LA FACTURA ELECTRÓNICA
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como “Ley Crea y Crece”, estableció de forma generalizada la obligación de emitir facturas en formato electrónico cuando el destinatario sea un empresario o profesional.
Está pendiente su desarrollo reglamentario, por lo que su entrada en vigor se producirá al año de su aprobación para las empresas cuya facturación sea superior a 8 millones de euros; y de dos años para el resto.[2]
Ámbito de aplicación:
Será aplicable a todos los empresarios o profesionales, cualquiera que sea su cifra de facturación.
No obstante, solo será aplicable a las ventas de bienes o servicios en las que el destinatario de la operación sea otro empresario o profesional.
No se aplicará:
- En ventas a particulares, y
- Cuando el destinatario no tenga en España su sede de actividad, ni un establecimiento permanente, ni su domicilio.
Cuando el emisor de la factura sea el receptor o un tercero, este deberá emitir la factura deberá igualmente en formato electrónico.
Contenido de la reforma:
El desarrollo reglamentario establecerá los requisitos técnicos y de información de la factura electrónica, así como los lenguajes aceptados, que serán al menos la lista de sintaxis contenida en la Decisión de Ejecución de la Comisión de 16 de octubre de 2017 (normalmente mensajes y archivos XML).
Para la emisión y recepción de las facturas electrónicas se establecerán unas plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado, así como una solución pública de facturación electrónica.
Cada empresario tendrá libertad para decidir la plataforma que utiliza, pero, en todo caso, será necesario el envío directo e inmediato de empresario a empresario; y a la AEAT, a través de estas plataformas, ya sean privadas, o la solución pública de la AEAT.
Estas obligaciones recaen tanto en los empresarios emisores de la factura como en los receptores o destinatarios (siempre que a su vez sean empresarios).
[2] El decreto debía aprobarse en el plazo de 6 meses desde la aprobación de la publicación de la Ley (ese plazo venció el pasado 29 de marzo de 2023), pues esta regulación no puede entrar en vigor hasta que la Comisión autorice al Estado español la excepción para imponer la factura electrónica, impidiendo por tanto el uso del papel, en contra de lo previsto en los artículos 218 y 232 de la Directiva de IVA.
Los destinatarios de las facturas electrónicas deberán informar, por el mismo sistema electrónico, sobre los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo comercial.
- Pago efectivo completo y su fecha.
- Adicionalmente, podrán informar sobre aceptación y pago parcial, así como de su cesión a un tercero.
El plazo para informar será de 4 días naturales desde la fecha del estado (es decir, no computan sábados, ni domingos o festivos).
El esquema presentado por la AEAT es el siguiente:
La factura se emitirá en formato informático, según alguno de los programas certificados aceptados; y se enviará, o bien a una plataforma privada, o bien directamente a la AEAT (si se opta por la solución pública).
La plataforma receptora, o bien la solución pública, remitirán la factura a la plataforma de la empresa receptora, o directamente a ésta.
La empresa receptora enviará comunicación de aceptación primero, y de pago después, utilizando el mismo itinerario, pero de vuelta.
Con esta reforma, las pequeñas y medianas empresas y autónomos de España están obligados a digitalizar sus procesos de facturación. Evidentemente, todas las empresas que elaboran los programas contables y de facturación son conocedores de estas normas. Les recomendamos se dirijan a su proveedor habitual para ver la solución que propone para cumplir estas nuevas obligaciones.
Daniel de Francisco Fernández
Socio de Estudio Jurídico Almagro