La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (publicada el 29 de septiembre de 2022), más conocida como Ley “Crea y Crece”, establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Debemos recordar que una factura electrónica es aquella factura que cumple lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, es decir:
– que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (xml, pdf, doc, …),
– que reemplaza al documento en papel, y
– que se conserva con el mismo valor legal, con unas condiciones de seguridad.
Para crear una factura electrónica, válida para las Administraciones Públicas, el empresario o autónomo, puede hacerlo mediante:
- Un programa informático, que emita y conserve facturas electrónicas,
- la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica, empresas a las que puede encomendar tanto la expedición como la conservación de las facturas electrónicas, y/o
- autorizando al destinatario de la factura para su expedición y custodia.
Los requisitos mínimos que debe cumplir la factura electrónica son:
– se requiere que el destinatario haya dado su consentimiento a su expedición,
– debe permitir garantizar al obligado a su expedición, desde la fecha de su expedición y durante el período de conservación (4 años):
- la autenticidad de su origen: garantiza la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura;
- la integridad de su contenido: garantiza que el mismo no ha sido modificado; y
- su legibilidad.
Facturación electrónica obligatoria en el sector público
Ya desde el 15 de enero de 2015 en el ámbito de las relaciones entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas, todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestados servicios a la Administración Pública deberán expedir y remitir factura electrónica.
En todo caso, estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada (registro telemático) que corresponda, las entidades siguientes:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
- Uniones temporales de empresas.
- Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, fondo de pensiones, fondo de capital riesgo, fondo de inversiones, fondo de titulización de activos, fondo de regularización del mercado hipotecario, fondo de titulización hipotecaria o fondo de garantía de inversiones.
No obstante, la Administración podrá excluir reglamentariamente esta obligación de facturación electrónica a las facturas por importe de hasta 5.000,00 euros y a las emitidas por los proveedores de los servicios en el exterior, hasta que esas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del punto general de entrada de facturas electrónicas.
Todas las instrucciones, requisitos y trámites pueden comprobarlos en la página www.facturae.gob.es
Facturación electrónica obligatoria en el sector privado
Con la entrada en vigor de la Ley “Crea y Crece” se ha modificado la ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que reguló la utilización de la factura electrónica en el sector privado, donde se impuso la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales.
De esta forma, en las relaciones comerciales con particulares, con independencia de su volumen de facturación o número de empleados, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica deberán expedir y remitir facturas electrónicas, a aquellos que hayan aceptado recibirlas, o lo hayan solicitado expresamente.
Entre los sectores de “especial trascendencia económica”, se incluyen las empresas que operan en los siguientes:
- Comunicaciones electrónicas a consumidores.
- Servicios financieros destinados a consumidores.
- Suministros de agua a consumidores, de gas al por menor y eléctrico a consumidores finales.
- Servicios de agencia de viajes.
- Transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
- Actividades de comercio al por menor.
Si bien, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo deben utilizar la facturación electrónica con un cliente particular cuando la contratación se haya formalizado por medios electrónicos.
Plazos para implementar la facturación electrónica en el sector privado
La Ley Crea y Crece establece un período de seis meses a contar desde la publicación, para que el Gobierno desarrolle y apruebe el desarrollo reglamentario pendiente, con los requisitos:
- técnicos y de información a incluir en la factura electrónica, a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los períodos medios de pago,
- de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas; y
- de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.
La Ley establece un período transitorio para las empresas y autónomos, que varía en función del volumen de operaciones:
- Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario, y
- para el resto de los empresarios y profesionales, a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario.
No obstante, debemos mencionar que la entrada en vigor de todas estas medidas queda supeditada a la obtención de la excepción comunitaria en la posibilidad de utilizar papel en las facturas (Directiva 2006/112/CE), y la necesidad de recabar autorización del receptor para el uso de la factura electrónica (Directiva 2006/112/CE).
Aprovechamos para recordar a los empresarios la posibilidad de solicitar el Kit Digital, pues una de las líneas de esta subvención europea sirve precisamente para financiar, al menos parcialmente, el coste que supondrá a las empresas el cumplimiento de los requisitos técnicos e informáticos que implica la facturación electrónica.
Daniel de Francisco Fernández
Socio de Estudio Jurídico Almagro